Организация переезда офиса

Фото переезда офисаСмена офиса — непростое решение и этап в развитии компании, требующий определенной подготовки. Перед руководством стоит задача быстро и бережно перевезти все необходимые вещи: от бумаг и оргтехники до мебели и личных вещей сотрудников.

Для оперативного переезда стоит заранее учесть возможные сложности, составить план действий и четко ему следовать. Сделать процедуру менее хлопотной и снизить издержки компании помогут простые рекомендации, представленные в этой статье.

Что нужно знать о планировании

Организация перевозки офисных принадлежностей на новое место — процесс, требующий планирования. Как правило, он состоит из нескольких шагов:

  • принятия решения;
  • выбора компании-перевозчика;
  • подготовки к перевозке;
  • переезда;
  • обустройства на новом месте.

Координация работы обеспечит сохранность вещей и бесперебойность работы компании.

Переезжать или нет: вот в чем вопрос?

Причинами смены помещения, в котором располагается фирма, могут стать расширение производства, желание улучшить имидж, приобретение собственной площади под офис, поиск более выгодных условий аренды. Однако прежде стоит обстоятельно взвесить достоинства и недостатки такого шага, в том числе оценить расходы. После утверждения решения о переезде следует составить его план и график, определиться со сроками и выбрать координатора из числа сотрудников фирмы.

Далее о будущей смене адреса предприятия оповещаются его работники, клиенты и партнеры.

Правила успешного офисного переезда

Фото процесса переездаПодготовительный этап перевозки имущества — одна из главных составляющих успеха. Четкое соблюдение следующих требований к его организации позволит сэкономить время и силы руководителей и исполнителей:

  1. проверьте отсутствие задолженности по арендной плате. При ее наличии вам не позволят вывезти имущество за пределы бизнес-центра;
  2. уточните наличие лифтов в здании, где будет располагаться будущий офис, а также порядок пользования ими и график работы;
  3. выберите транспортную компанию для переезда и заключите договор;
  4. определите список перевозимых вещей, которые понадобятся на новом месте работы. От лишней и не подходящей по габаритам офисной мебели стоит избавиться — к примеру, через «Авито»;
  5. подготовьте рабочие места и упакуйте вещи в специальные картонные коробки для бумаг, канцелярских товаров и оргтехники. Каждый короб следует подписать, а для хрупких вещей сделать соответствующую пометку крупными буквами. Промаркируйте каждый предмет мебели и оргтехнику. Удобно использовать для этих целей малярный скотч. Упростить процедуру упаковки мебели помогут специалисты компании «Эксперт», предлагающие соответствующую услугу;
  6. составьте опись перевозимого имущества;
  7. обеспечьте беспрепятственный подъезд транспорта к новому и старому месту расположения компании, позаботьтесь о наличии парковочного места.

Как выбрать перевозчика для перебазирования офиса?

При обращении в транспортные фирмы следует сообщать существенную информацию о предстоящем переезде:

  • количество и габариты перевозимых грузов в соответствии с составленной описью, что позволит точно определить стоимость услуг их перевозки;
  • сроки и даты переезда;
  • наличие негабаритных предметов мебели в офисе, хрупких вещей или специализированного оборудования;
  • особенности въезда и выезда на территорию бизнес-центра, наличие или отсутствие лифтов, график их работы и грузоподъемность.

Если вы ищете надежную транспортную компанию, обратитесь в службу переездов «Эксперт». Сотрудничество с нами — это гарантия своевременной доставки сборной и неразборной мебели, бесплатная страховка груза по договору на сумму в 100 000 р., возможность нанять упаковщиков, грузчиков и даже оператора крана-манипулятора для извлечения через окно инсталляций, которые не проходят в дверной проем.

Наши специалисты не только организуют погрузку и разгрузку имущества, но и произведут проверку комплектности по приезду, а также договорятся о его хранении на складе в случае, если в новом помещении офиса все еще идет ремонт.

Чтобы согласовать время бесплатного визита оценщика, свяжитесь с «Экспертом» по телефону. Возможна встреча с ним на объекте день в день.